「重要だが緊急ではない」タスクを2つあげてください。

こんにちは。スタッフのウメハラです。


タイトルの質問は、先日行われた工事部の研修の話です。


業務上のタスクの整理方法は、いろいろありますが、
その中で、タスクを「重要かつ緊急」「重要だが緊急ではない」「重要ではないが緊急」「重要でも緊急でもない」の4つに分ける方法があります。

「重要」は、長期的に見て達成した方がよい目標・使命などのこと
「緊急」は、特定の時間内でタスクを完了できなかった場合に影響が出るものを指します。



みなさん、毎日たくさんの業務を抱えていますよね。

そのたくさんの業務の中で、多くのことは期限がある「重要かつ緊急」なタスクです。
「△△までに◯◯◯しなくちゃ」というものです。

「重要ではないが緊急」なタスクは、
自分のスキルは必要ないが、会社としてはしなくてはならないタスクのことで、
自分ですぐに対応するか、適任者に任せるべきものです。

「重要でも緊急でもない」タスクは、
現状、実行する必要のない業務なので、タスクから削除します。


そして、「重要だが緊急ではない」タスクは、
期限は決まっていないが、した方が良い業務が当てはまります。
例えば、長期的な営業戦略や人材育成、将来の目標達成に必要なスキルを磨くことなどです。

これは、将来への価値を産む重要なタスクです。
長期的な営業戦略は今から時間をかけて進めた方が良いし、
人材もすぐには育ちません。
知見を高めるための研修も、資格試験の勉強も身につくには時間が必要です。

でも、「重要だが緊急ではない」タスクは、
普段、「重要かつ緊急」な日常業務の方が最優先となってしまい、
その業務に追われて、気づけば何も手をつけられていない、となりがちです。

なので、この「重要だが緊急ではない」タスクを意識的に抽出して、
あえて期限を決めて計画・実行することで、
会社の成長や自身のパフォーマンスの強化につなげて行きましょう！
というお話でした。

今回の研修で、
それぞれの「重要だが緊急ではない」タスクをピックアップしました。

みなさん、未来の会社や将来の自分自身にとって、
とてもいいタスクをあげていましたが、
進めたいと思っていても中々時間が取れず、出来ていないことがわかりました。

今日、皆で共有し、
期限のなかったタスクもあえて期限を設定することで、
少しでも進めていければ良いなと思います。



また、「重要だが緊急ではない」タスクは、
計画して実行していく際、進捗も社内で共有して、
「◯◯さん、予定通り進めていますね！」とか、
「苦手なところがあれば手伝いますよ！」など、
互いに、声かけあって進めていくと、続けやすいとのことです。

今後、タスクの目標や進捗を
皆で確認しやすい環境も整えていけたらなと、考えています！



合わせて、私事ですが、
我が子の習い事の練習も、放っておくと、すぐにやらなくなるので、
「今日の分はやったの？」
「ここまで出来たの！すごいね。」
とか、毎日褒めつつ、声かけするのがやっぱり大事だなと思いました。



仕事もタスクですが、日常生活もタスクの積み重ねなので、
両方、今日の話を活かして行きたいと思います！